Een frequent verzuimgesprek is geen discussie!

Wie kijkt er niet naar in zijn organisatie? Het aantal frequente verzuimende medewerkers in de organisatie. Inmiddels weten we het allemaal wel: een medewerker die meer dan 2, dus 3 keer of vaker verzuimd zien we als een frequent verzuimende medewerker. Maar voer je ook echt de gesprekken die je met elkaar hebt afgesproken? Dus kom je in actie, of sta je erbij en kijk je ernaar?

Van strafgesprek naar écht gesprek!

Ik weiger deze mensen frequente verzuimers te noemen, want ze zijn veel meer voor je organisatie dan alleen verzuimers! Vanuit mijn vorige rol als casemanager, maar ook mijn huidige rol als coach krijg ik vaak terug dat het voor organisaties lastig is om grip te krijgen op frequent verzuim. De gesprekken daarover worden soms, maar vaak ook niet gevoerd. En als ze wel gevoerd worden is het vaker een discussie dan een goed, constructief gesprek.

Wat mij betreft is dat helemaal nergens voor nodig! Een frequent verzuimgesprek kan juist een manier zijn om je medewerker beter te leren kennen. Als je er maar voor zorgt dat je goed voorbereid bent. Voor mij is het altijd een leuke dag als ik HR-medewerkers en leidinggevenden kan helpen in de voorbereiding én als het nodig is bij het voeren van deze gesprekken.

Zo voer je een constructief frequent verzuimgesprek

1. Ga écht in gesprek! Wees nieuwsgierig naar je medewerker, en vraag naar persoonlijke dingen waarvan je weet dat ze spelen zoals studie, samenwonen, mantelzorgtaken en hoe het met de kleine gaat.
2. Voorkom discussies over de individuele meldingen! Dit kun je bijvoorbeeld doen door te vragen naar de verandering in plaats van de losse meldingen, bijvoorbeeld: “Ik ken je nu al vanaf 2017 en in het begin meldde je je eigenlijk nooit ziek en sinds 2019 opeens met enige regelmaat. Is er iets gebeurd, of veranderd waar ik rekening mee kan houden?”
3. Ga het gesprek met iedereen aan! Daarmee voorkom je dat het voelt als strafgesprek en alsof iemand op het matje wordt geroepen.
4. Voorkom überhaupt dat het gesprek een strafgesprek wordt! Dus oordeel niet over de klacht, maar ga het gesprek aan over waar je invloed op hebt zoals de sfeer in het team, de relatie met collega’s en de arbeidsvreugde van je medewerker.
5. Vergeet vooral niet dat de beste manier om langdurige uitval te voorkomen het gesprek aangaan op het moment dat je ziet dat er iets knelt! Wacht dus niet tot het moment dat een medewerker frequent verzuimt, maar ga het gesprek aan als jij denkt dat dat nodig is!

Voorbereiding is het halve werk

Een goed voorbereid verzuimgesprek legt de basis voor een vruchtbare dialoog tussen werkgever en werknemer. Neem de tijd om je grondig voor te bereiden voordat je het gesprek aangaat. Dit betekent niet alleen het verzamelen van relevante informatie over het verzuim, zoals de duur en frequentie ervan, maar ook het nadenken over mogelijke oorzaken en oplossingen.

Toon oprechte nieuwsgierigheid en belangstelling voor de situatie van je medewerker. Door te luisteren naar hun perspectief en ervaringen, krijg je een dieper inzicht in de onderliggende redenen voor het verzuim. Stel open vragen en moedig je medewerker aan om hun gedachten en gevoelens te delen.

Op zoek naar oplossingen

Door samen te werken aan het vinden van oplossingen, kun je verrassende conclusies trekken en nieuwe inzichten verwerven. Het kan zijn dat bepaalde aspecten van het werk of de werkomgeving bijdragen aan het verzuim, en door hierover te praten, kunnen passende aanpassingen worden gemaakt om de situatie te verbeteren.

Blijf tijdens het gesprek empathisch en ondersteunend, en toon begrip voor de uitdagingen waarmee je medewerker mogelijk te maken heeft. Door een sfeer van vertrouwen en openheid te creëren, kun je samen werken aan constructieve oplossingen die zowel de werknemer als de organisatie ten goede komen.

Heb je als organisatie moeite met deze gesprekken voeren, of heb je een leidinggevende die er erg mee worstelt? Ik en mijn collega’s helpen jou en je collega leidinggevenden graag op weg. Neem voor vragen of interesse contact met ons op via onderstaand contactformulier.