Je kent het wel, zit je met een collega in een videobelafspraak, hoor je: “Ik moet even een pakketje aannemen”. En weg is hij of zij! Natuurlijk zijn er momenten met collega’s dat dit best kan, maar kan dit ook tijdens een teamoverleg of tijdens een klantgesprek? Tijd om als organisatie hier eens een mening over te vormen…en ook vast te leggen.
Van noodoplossingen naar duurzame oplossingen
Waar veel organisaties het afgelopen 1,5 jaar noodoplossingen hebben bedacht om thuiswerken mogelijk te maken, is het nu tijd deze te vertalen naar duurzame oplossingen. Waarom? Wij merken dat veel organisatie kiezen voor het “hybride werken”. Kortom, medewerkers krijgen ook na corona de mogelijkheid om 1 of meerdere dagen per week vanuit huis te werken.
Wat verwacht jij van je medewerkers?
Om het werken op afstand voor zowel de werkgever als de werknemer goed te organiseren is het, naast het inrichten van de thuiswerkplek, belangrijk hier afspraken met elkaar over te maken. Je kunt ervoor kiezen deze afspraken vast te leggen in de “thuiswerketiquette” oftewel de do’s en dont’s rondom het thuiswerken. Jij kan hiermee als werkgever je verwachtingen naar de medewerkers kenbaar te maken. En andersom weten de medewerkers wat er van hem of haar wordt verwacht bij het werken vanuit huis.
Veel medewerkers vinden het prettig om thuis te werken omdat je hier vaak ongestoord kunt werken en je vaak meer vrijheid ervaart bij de wijze waarop je invulling geeft aan je werkzaamheden. Zo brengt de ene medewerker eerst de kinderen naar school en start de werkdag om 09.00 uur. De andere medewerker kiest ervoor om in de middag een half uurtje te sporten om vervolgens in de avond dat half uurtje weer in te halen. Het kan allemaal! Zo lang het maar aansluit bij de organisatiecultuur en de behoefte van de medewerkers. En natuurlijk moet het ook passen binnen de functie. Het is dus belangrijk dat je als organisatie de visie en de kaders helder hebt met betrekking tot thuiswerken en dus afspraken kunt maken met je medewerkers.
De thuiswerketiquette schept duidelijkheid
Het opstellen van een thuiswerketiquette biedt hierbij uitkomst! Om je hierbij op weg te helpen, hebben wij hieronder een aantal punten benoemd waarmee jij de thuiswerketiquette van jouw organisatie kunt vormgeven. Bespreek deze punten met andere leidinggevenden, HR en management. Zijn jullie eruit hoe je als organisatie wenst om te gaan met onderstaande punten, giet het dan in een mooi format. Dit hoeft niet langer te zijn dan een A4-tje en schept bovendien een heleboel duidelijkheid in de verwachtingen rondom duurzaam thuiswerken.
- Wat is de functie van kantoor? Is het een ontmoetingsplek, productieplek of allebei?
- Wanneer en waaraan werk je thuis, en wanneer en waaraan op kantoor?
- Werk je thuis volgens vastgelegde kantoortijden of kan je dit flexibel indelen?
- Tussendoor even een wasje draaien, sporten, of de kinderen naar school brengen, kan dat?
- Doe je de deur open voor een pakketje tijdens een videobelafspraak met een collega of klant?
- Hoe bewaak je de balans tussen werk en privé? Wanneer sta je ‘uit’ en wanneer sta je ‘aan’?
- Wat spreek je af als je kind onverwachts thuis is? Kun je werktaken combineren met de zorg over je kind?
- Hoe borg je zowel de mogelijkheden tot communicatie, maar ook de mogelijkheid om ‘even’ ongestoord te kunnen concentreren?
- Wat trek je aan tijdens een videobelafspraak met een klant? Volstaat smart-casual of toch liever een overhemd met een colbert?
- Is enige vorm van “toezicht” thuis noodzakelijk en hoe geef je dit vorm?
